De KNAW behoudt zich het recht voor om, zonder opgaaf van redenen, verzoeken af te wijzen, doch zal zij trachten deze te motiveren. Er kan geen onbeperkt aantal deelnemers aansluiten. Verzoeken tot deelname worden in volgorde van binnenkomst behandeld. Na bevestiging van de afspraak dient elke aangegeven bezoeker zich op de afgesproken dag/tijdstip aan te melden bij de receptie van de KNAW/Het Trippenhuis te Amsterdam. De bezoekers geven hun naam door en eventueel namens welke partij of organisatie zij komen. Bezoekers dienen zich te identificeren door middel van een geldig identiteitsbewijs.