Programarrangörens ABC och blankett för evenemangsinfo

Successful events with Lyyti

1. Uppgifter
2. Bekräfta
3. Klar

1200:00 minuter kvar att bekräfta din registrering

Tiden för att slutföra din registrering har gått ut. Det kan dock ännu finnas lediga platser

Tack för att du är aktiv!

Då du arrangerar ett evenemang är målsättningen förstås att evenemanget skall lyckas så bra som möjligt. Tänk därför ordentligt igenom alla detaljer på förhand. Då flyter arrangemangen mycket bättre och risken för överraskningar minimeras.

Saker som överlag kan vara bra att tänka på är:

- marknadsföringen (påbörja den i tid. Människor har relativt fullbokade kalendrar)

- tone of voice (hur vill du kommunicera - lättsamt och humoristiskt eller mera officiellt?)

- vilken är din primära målgrupp?

- vilken typs evenemang? (virtuellt, fysisk närvaro, hybrid, resa)

- storleken på evenemanget. Vilket utrymme behövs för det?

- vad är det som gör att evenemanget sticker ut och känns lockande - är det ett ämne som det finns en efterfrågan på?

Fyll i blanketten för evenemanget med så mycket info som möjligt för att vi på kansliet skall kunna bygga upp evenemanget och påbörja marknadsföringen snabbt. Observera att frågorna utmärkta med asterisk är obligatoriska. Ifall du funderar på något kan du alltid kontakta ditt kansli (kansli@tfif.fi eller kansli@diff.fi) så hjälper vi dig.

Arrangörens kontaktinformation

Förnamn *

Efternamn *

E-postadress *

E-postadressen är felaktig

Mobiltelefonnummer *

Får arrangörens kontaktuppgifter synas i evenemangsinformationen? *

nej

Du har valt att dina kontaktuppgifter får synas i annonsen. Vill du använda en alternativ adress/ett alternativt telefonnummer så kan du uppge det här

Utskott eller avdelning som arrangerar programmet *

Detaljerad information om evenemanget

(ge oss så mycket information som möjligt för att vi snabbare skall kunna öppna evenemanget för marknadsföring. Tänk på att det är viktigt att ha med all information om evenemanget och ex.föreläsare från första början för att evenemanget skall väcka intresse)

Vilken typs evenemang är det frågan om? *

fysiskt

online

hybrid

resa

annat

Resmål *

I vilken region arrangeras evenemanget? *

Nyland

Birkaland

Åboland

Åland

Österbotten

annanstans

Om annastans, vilken ort? *

Evenemangets namn *

Datum

Datum för evenemanget *

Svaret bör vara i datumformat D.M.ÅÅÅÅ

Avresedatum *

Svaret bör vara i datumformat D.M.ÅÅÅÅ

Datum för hemkomst *

Svaret bör vara i datumformat D.M.ÅÅÅÅ

Tidtabell

Evenemanget börjar *

Evenemanget slutar (uppskattad tid) *

Klockaslag för avresa (typ tid när man träffas inför resan - detaljerad reseplan med tidtabeller ges i evenemangstexten) *

Klockaslag för återkomst *

Sista anmälningsdag

Sista anmälningsdag *

Svaret bör vara i datumformat D.M.ÅÅÅÅ

Vilket program används för evenemanget? (ex. Teams, Zoom)

Plats *

Orfeus Lounge (max 20 personer sittande, max 40 cocktailtyp)

Restaurang Tekniska

evenemanget arrangeras annanstans

Tekniskas Sal (150 personer)

Loungen (tidigare Klubbsalen, 40 personer)

hela restaurang Tekniska (Tekniskas Sal, Loungen och kabinetten)

Vilket utrymme i Orfeus Lounge önskar du reservera? *

lilla kabinettet (8 personer)

stora kabinettet (12 personer)

hela Orfeus Lounge (20 personer sittande, 40-50 cocktailtyp)

Var?

(plats och adress) *

Evenemanget arrangeras på

(namn och adress) *

Finns det olika starttider för evenemanget som man kan välja att komma?

(ex. olika deltagartyper, middag / föredrag)

nej

Vilken tidpunkt börja vad?

(skriv klockslag och vad som börjar när)

Närmare information om evenemanget

(föredragshållare med titel och gärna också närmare uppgifter om föredragshållaren/na (t.ex. arbetsplats). Ge gärna en säljande annonstext. Ifall du inte vill skriva texten i annonsformat så öppna ämnet så mycket som möjligt så att kansliet baserat på detta kan författa en evenemangstext som används i marknadsföringen. *

Går evenemanget på svenska?

(denna fråga ställs för att vi skall kunna förbereda deltagara ifall t.ex. föreläsarna är finskspråkiga i och med att alla medlemmar inte kan finska) *

nej

Om evenemangsspråket är annat än svenska, vilket är det? *

Önskar du att det finns en kölista till evenemanget? *

Nej

Bildmaterial för evenemanget

Foton/bilder som hänför sig till evenemanget

(Kom ihåg att kontrollera att det är tillåtet att publicera materialet. Foton för webben bör ha en upplösning på 72 dpi).

Hur många kan man anmäla till evenemanget?

(OBS! Detta är en viktig fråga eftersom det påverkar evenemangets uppbyggnad i systemet) *

sig själv

sig själv och en avec

en grupp

ingen anmälan

Max storlek på gruppen *

Deltagarantal

OBS! Kan vara bra att be kansliet blockera platser för arrangörer ifall du har ett begränsat antal biljetter till ett evenemang (ex. resa).

Kom även ihåg att som arrangör gå in och anmäla ex. föreläsare så att dessa finns med i totalen för bl.a. matbeställningar och utrymme.

Max deltagarantal *

Finns det ett minimiantal för att evenemanget skall arrangeras? *

nej

Om det finns ett minimiantal deltagare som bör uppfyllas hur många är det? Här kan du även uppge olika kvoter (ex. skilt antal för middag, föredrag etc.) *

Deltagaravgift

Skall det uppbäras en deltagaravgift *

nej

Finns det olika avgifter för olika deltagare? *

nej

Deltagaravgift *

Ifall du har olika deltagaravgifter för olika deltagare uppge dem här (ex. medlem, avec, studerande, pensionär, övriga deltagare, barn). *

Är deltagaravgiften uppdelad i olika poster?

(ex. biljetter, middag) och kan man delta i enbart ett eller några alternativ av helheten?

OBS! Arrangerar du en resa skall du kontakta en resebyrå eller ett rederi som står för arrangemangen och kan fakturera resans kostnad direkt av resenärerna förutom anmälningsavgift.
Kolla samtidigt hur researrangören önskar fakturera resenärerna och hur resedokumenten levereras.
Anmälningsavgiften är naturligtvis inte obligatorisk men den underlättar arrangemangen för arrangören eftersom deltagarna då lättare förbinder sig till resan. Anmälningsavgifterna betalas oavkortade vidare till rersebyrån/rederiet.
Kom ihåg att skicka föreningens faktureringsuppgifter till researrangören om deltagarna betalar en anmälningsavgift som researrangören sedan fakturerar oss https://tfif.fi/tfif-natfaktureringsuppgifter/ alt. https://diff.fi/natfaktureringsuppgifter/

Anmälningsavgift för resa *

Den totala resekostnaden som resebyrån/rederiet kommer att uppbära av resenären. Här kan du uppge olika avgiftskategorier, ex. medlem, icke medlem.

OBS! Resans avgift förutom anmälningsavgiften sköts av den resebyrå/det rederi som sköter arrangemangen fö resan. Denna information behövs dock i evenemangsannonsen. *

Övrigt

Vilka uppgifter av kontaktpersonen behövs för evenemanget?

(Kontaktperson = den person som gör en anmälan och som det i första hand kommuniceras med gällande evenemanget) *

förnamn

efternamn

e-postadress

mobiltelefonnummer

eventuell specialdiet

önskemål om bordsplacering

födelsedatum (ex. för resor)

passnummer (för resor)

Vilka uppgifter av deltagaren behövs för evenemanget? *

förnamn

efternamn

e-postadress

mobiltelefonnummer

eventuell specialdiet

önskemål om bordsplacering

födelsedatum (ex. för resor)

passnummer (för resor)

Finns det en webbsida som man kan länka till?

(som ex. presenterar en föreläsare, ett företag eller ett resemål)

Om det ingår inträdesbiljetter eller resedokument i evenemanget hur distribueras dessa?

Övriga kommentarer gällande evenemanget

Marknadsföring

Primär målgrupp.

Har du önskemål om t.ex. förhandsmarknadsföring till någon speciell grupp (t.ex. att en viss grupp får information om evenemangenget innan det öppnas upp för den stora allmännheten)?

Uppföljning

Önskar du att vi skickar ut en utvärderingsformulär till deltagarna efter evenemanget? *

nej

Jag har läst integritetspolicyn och godkänner att mina uppgifter registreras *